关于印发《东北师范大学公文处理办法》的通知

各学院,各单位:
  为加强公文管理,进一步提高办文质量,依据《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号),结合我校实际,特制定《东北师范大学公文处理办法》。现印发给你们,请遵照执行。

  附件:东北师范大学公文处理办法

东北师范大学
二○○七年三月二十五日

附件

东北师范大学公文处理办法

第一章 总 则

  第一条 为使我校的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和办文效率,根据《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)和教育部有关规定,结合我校实际情况,制定本办法。

  第二条 公文是有法定效力和规范体式的公务文书,是进行党政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,做到及时、准确、安全。

  第三条 学校办公室是我校党政公文处理的管理机构,并负责指导校内各部门、单位的公文处理工作。

  第四条 各学院、机关各部门、各直属、附属单位负责人应当高度重视公文处理工作,加强对本部门、单位公文处理工作的领导和检查,各级办公室应确定专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类

  第五条 我校常用公文的种类有:
  (一)“决定”适用于对重要事项做出安排,奖惩有关单位及人员,或根据情况变更或撤消我校不适当的决定事项。
  (二)“通知”适用于转发上级领导机关和不相隶属机关的公文,传达需要我校各单位办理、执行或周知的事项,任免人员。
  (三)“通报”适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
  (四)“报告”适用于我校向上级机关或校内各单位向学校汇报工作,反映情况,答复询问。
  (五)“请示”适用于我校向上级机关或校内各单位向学校请求指示,批准。
  (六)“批复”适用于答复校内各单位请示事项。
  (七)“意见”适用于对重要问题提出意见和处理办法。
  (八)“函”适用于与不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题。
  (九)“会议纪要”适用于记载,传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

  第六条 公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期等部分组成。
  (一)发文机关标识置于首页上方,应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文,主办单位应当排列在前。
  (二)发文字号,包括单位代字、年份、序号;联合行文,只标明主办单位发文字号。
  (三)上行文应当注明签发人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
  (四)公文标题,应当完整、准确、简要,即一般应当标明发文单位名称、公文主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外,一般不用标点符号。批转或转发的公文,标题中不冠转发单位名称,但应当在文末写明。凡涉及章程、办法、规则等会议通过的文件,应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。
  (五)除“公告”、“通告”、“会议纪要”外,公文一般应当标明主送单位名称(同类型单位可用统称)。主送单位名称一般置于标题之下、正文之上,顶格写。
  (六)公文如有附件,应当在正文之下(间隔一行,空两格)、成文日期之上加附件说明,标明附件顺序和名称,或在正文相关处用括号注标明“见附件”等字样。但在正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转送、发布的文件的,不加附件说明,也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起一页,并尽可能与正文装订在一起,如附件篇幅较长,制作复杂,可分别装订。
  (七)成文日期,以校领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期为准。如校领导签发后,因故不能及时发文,时间耽搁超过20天的,成文时间可由承办单位确定。
  (八)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,可以只由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文单位都应当加盖印章。用印应当端正、清晰,上不压正文,下压成文日期。用印页如无正文,应当在页首用括注标明“此页无正文”。
  (九)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
  (十)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
  (十一)抄送单位名称置于主题词之下。
  (十二)印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下,印发日期以送印日期为准。

  第七条 公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为国际标准A4型,一律左侧装订,张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。公文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。

  第八条 计算机电子公文的储存格式和传输规范,应当符合统一的行政机关公文处理通用软件标准。

第四章 行文规则

  第九条 行文应当确有必要,注重效用。要努力精简文件,凡可发可不发的文件坚决不发。各部门、单位或某一方面工作的情况通报、总结及部门、单位职责范围内的工作安排、通知等,一般不发正式文件。

  第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示或报告。校内各部门、单位不得以本部门、单位名义向上级主管部门报送“请示”、“意见”、“报告”等公文;不得以本部门、单位名义下发关于方针、政策、法规类和涉及重要工作的公文;不得下发带有商业推销性质的公文。

  第十一条 严格控制以学校名义发文。凡涉及学校全局性、方针政策性和重大问题的公文,以学校名义发文。属于各部门、单位日常业务工作和职权范围内的事项,各单位可自行发文或者几个同级单位联合发文,自行管理,自负其责。

  第十二条 上报学校公文事项如涉及学校多个职能部门,应事先与涉及的部门协调沟通,然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理,不必向学校行文。

  第十三条 学校各部门、单位报校领导审批、签发的公文,一律不得自行加盖“急件”、“特急件”印章以及秘密程度印章。文件的缓急程度和秘密程度由学校办公室统一掌握,并根据需要加盖相关印章。

  第十四条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

  第十五条 发文办理指制发公文的过程,一般包括拟稿、审核、会签、签发、复核、登记、缮印、校对、用印、发送等程序。

  第十六条 学校常发文件有:《中共东北师范大学委员会文件》、《东北师范大学文件》和《东北师范大学学校办公室文件》。
  (一)《中共东北师范大学委员会文件》和《东北师范大学文件》,主要用于发布规章制度、决定重大事项、报告(通报)事项、请示与批复、重要工作部署、人事任免事项等。
  (二)《东北师范大学学校办公室文件》,主要用于发布综合性的通知,部署工作,印发、转发上级有关部门办公厅文件等。
  (三)可根据工作需要和适用范围使用“中共东北师范大学委员会”、“东北师范大学”、“东北师范大学学校办公室”名义和套红文头函件,主要用于一般性或单项工作的安排、通知,不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
  (四)党政联合行文,发文标识使用“中共东北师范大学委员会、东北师范大学文件”。根据需要,党委文件可直接下达行政各部门、各单位,行政文件可抄送党群各部门、各单位。

  第十七条 以学校名义制发的公文,由承办部门、单位拟制文稿。拟制公文应当做到:
  (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
  (二)内容准确,各项规定、要求、结论符合客观实际、切实可行。
  (三)观点明确,表述清楚,结构严谨,字词规范,标点正确。

  第十八条 公文拟制后,拟稿人须在专用拟稿签上填写标题、主办单位和拟稿人姓名、主送机关、抄送单位、附件名称等。再经部门、单位负责人核稿,并在拟稿签上签名。对涉及多个部门、单位职权范围的公文,须经协商会签。

  第十九条 拟制公文经各单位、部门负责人核稿后,由学校办公室审核。对于不符合办文格式和程序、文字改动较多或不清楚、不整洁,要求不明确,措施不具体,用笔用墨不符合存档要求的文稿,学校办公室可退回并责其重拟。拟制公文内容需作较大改动时,学校办公室应与承办部门、单位协商修改,公文修改后,按规定程序复核。

  第二十条 经过审核后的公文,送分管校领导签发。

  第二十一条 校领导签发后的公文,由学校办公室负责编号,确定发文日期;由学校办公室机要打字室负责缮印;承办部门、单位负责校对。

  第二十二条 缮印好的公文,由学校办公室用印;承办部门、单位负责分发,交与学校办公室存档。

第六章 收文办理

  第二十三条 收文办理指对收到的校内外公文的处理过程,一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、督查等程序。

  第二十四条 校外来文包括教育部、省市有关部门及其他外单位来文,由学校办公室登记编号,制作公文处理签,提出拟办意见,送分管校领导批示后办理。校内任何机关或单位收到上级正式公文,或外出开会带回正式公文,须送学校办公室登记办理,不得直接签批或传阅。

  第二十五条 学校办公室收到校内其他单位呈报的公文时,应进行审核。对符合本办法规定的公文,学校办公室应及时提出拟办意见送分管校领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办单位。对不符合本办法规定的公文,经学校办公室主任批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

  第二十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见,姓名和审批日期,其他审批人签阅视为同意;没有请示事项的,签阅表示已阅知。

  第二十七条 承办部门收到交办的公文后,应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明;对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的,应及时退回学校办公室,并说明理由。

  第二十八条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致时,可以提出明确意见经学校办公室上报主管校领导审批,裁定。

  第二十九条 送负责人批示或交有关部门办理的公文,学校办公室负责催办;做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文管理

  第三十条 公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档、定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

  第三十一条 校内相关单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

  第三十二条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

  第三十三条 凡校内发送的公文,各部门、各单位要有专人签收、保管。学校办公室统一收回,集中销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门、本单位的校内文件要妥为保存。

  第三十四条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,学校办公室可以翻印、复印、转发,按正式文件管理。

第八章 附 则

  第三十五条 本办法由学校办公室负责解释。

  第三十六条 本办法自发布之日起施行。

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  • 发布时间:2009-09-10           阅读次数:
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